Cenniki i usługi w rezerwacjach

Usługi i cenniki w systemie – jak wykorzystać funkcjonalności?

System rezerwacji online od CALDIS zaprojektowany został w sposób mający usprawnić i ułatwić codzienne biznesowe działania. Zobacz, w jaki sposób możesz to osiągnąć konfigurując w systemie cenniki oraz usługi – zarówno w wersji podstawowej, jak również rozbudowanej.

W poniższej instrukcji znajdziesz wszystkie najważniejsze informacje związane z konfiguracją zakresu cenników oraz usług. Mogą one być wykorzystywane osobno lub razem – wszystko zależy od Twojej branży i aktualnych potrzeb. W wersji podstawowej lub rozszerzonej – czyli przeliczające cenę wedle różnych zakresów ze względu na sezony czy godziny najmu.

Cenniki sezonowe oraz rozszerzone usługi przydatne będą zapewne w wypożyczalniach pojazdów, sprzętu budowlanego, wypożyczalniach kamperów, wynajmie domków letniskowych, wynajmie pokoi, pensjonatach czy hotelach, na obiektach sportowych i… w każdym biznesie, gdzie cena zależna jest od wybranego czynnika.

Pamiętaj, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, możesz napisać do naszego działu pomocy – pomoc@caldis.pl.

Konfiguracja cenników

Gdy Twój biznes opiera się przede wszystkim na udostępnianiu dóbr klientom – wynajmie czy wypożyczaniu, konieczne będzie wykorzystanie przede wszystkim cenników. Nie oznacza to oczywiście, że usługi nie będą przydatne. Zacznijmy jednak od cenników. Przechodząc do sekcji „Cenniki”, klikamy „dodaj”, następnie uzupełniając podstawowe dane – nazwę, wybieramy typ cennika /DOBOWY, GODZINOWY, ZWYKŁY (pierwszy przelicza cenę ze względu na dobę, drugi w odniesieniu do jednej godziny, trzeci określa stałą cenę niezależnie od czasu rezerwacji)/. Uzupełniamy cenę oraz stawkę VAT, w kolumnie „Kalendarze” zaznaczamy wprowadzone wcześniej kalendarze, dla których dodawany cennik będzie obowiązywał.

Cenniki sezonowe – wygodna automatyzacja biznesu

Często zdarza się, że cena za wynajem lub wypożyczenia zależna jest od sezonu, dnia czy długości jej trwania lub ze względu na każdy zakres jednocześnie. W systemie rezerwacyjnym online CALDIS przygotowaliśmy wobec tego rozszerzenie dla cenników, czyli tzw. cenniki sezonowe. Chcąc skonfigurować odpowiednie zakresy, wystarczy kliknąć „dodaj regułę cenową”.

Następnie wprowadzamy „nazwę” oraz zakres dat dla obowiązywania Twojej pierwszej reguły. Daty uzupełniamy zawsze z bieżącym rokiem. W przypadku, gdy dana data nie zostanie objęta regułą, wówczas system przeliczy podstawową, wprowadzoną wcześniej cenę. Co ważne, reguła można również funkcjonować bez podawania daty – wówczas obowiązywać będzie stale.

Po wprowadzeniu nazwy i zakresu czasowego, klikamy „dodaj zakres reguły”. Wówczas pojawia się możliwość ustawienia wszystkich zakresów. Dobieramy Typ:

• sezon - jeśli cena zależna będzie tylko od okresu czasu – np. czerwiec-wrzesień
• dni tygodnia - jeśli cena zmienia się w zależności od danego dnia
• długość rezerwacji - jeśli cena zmienia się w zależności od długości jej trwania
• hybrydowa - jeśli cena zależna jest od trzech wspomnianych zakresów

Na potrzeby przykładu, wybieramy typ hybrydowy, by zaprezentować pełne możliwości działania systemu.

Na poniższym screenie zobaczyć możemy 4 wprowadzone zakresy reguły. Wszystkie obowiązują we wskazanym terminie – 1 czerwca 2023 do 30 września 2023.

Wybrany został typ hybrydowy, ponieważ w przykładzie mamy dwie zależności: cena ze względu na dni tygodnia przy równoczesnej jej zmianie ze względu na długość jej trwania.

Pierwszy zakres dotyczy dni od poniedziałku do piątku (zaznaczone w rozwijającej się sekcji Dni Tygodnia – 5 opcji) oraz czasu trwania od 1 do 6 dni. W drugim również określony został zakres od poniedziałku do piątku oraz czas od 7 dni do 100 dni rezerwacji. Dla krótszego okresu wpisano cenę 100 zł, dla dłuższego 80 zł. Trzeci i czwarty zakres odnosi się do soboty i niedzieli (zaznaczone w rozwijającej się sekcji Dni Tygodnia – 2 opcje). Analogicznie są dwa okresy 1-6 dni oraz 7-100 dni. Ceny to odpowiednio 150 zł i 120 zł, czyli wyższe względem tych obowiązujących w tygodniu.

I właśnie w ten prosty sposób, określając najpierw Typ zakresu reguły, a następnie poszczególne jej opcje możesz korzystać z automatyzacji systemu. Wprowadzając następnie rezerwacje, system automatycznie przeliczy wszystkie ceny. A jeśli skorzystasz z rezerwacji online i naszego Portalu Klienta, wówczas Twoi klienci dokonując rezerwacji również zobaczą cenę ze względu na wybrane zakresy.

Dana reguła może zawierać oczywiście więcej zakresów, a jeśli chcesz wprowadzić kolejną, klikasz „dodaj regułę cenową” i wprowadzasz potrzebne zakresy ponownie.

Możesz więc korzystać z cen obowiązujących w różnych sezonach, ze względu na czas trwania rezerwacji lub obowiązujące w danych dniach. Jeśli jeszcze nie założyłeś konta testowego – sprawdź osobiście!

To jednak nie koniec, pozostały nam do wyjaśnienia dostępne jeszcze dwa pola w ramach każdego zakresu reguły – „Priorytet” oraz „Aktywna”. Aktywność to oczywiście uruchomiony zakres na dany moment użytkowania systemu. Możesz wyłączyć w dowolnym momencie całą regułę lub poszczególne jej zakresy. Wówczas system korzystał będzie z podstawowej ceny. W przypadku pola „Priorytet” ustawiamy kwestię kolejności wyboru poszczególnych zakresów reguły, gdy dwie lub więcej mogą się na siebie nakładać. W poniższym przykładzie nie ma takiej potrzeby, stąd pozostawione automatycznie wpisane przez system liczby 1.

Popatrzmy jednak na przykład, gdy dwa zakresy reguły pokrywają się. Np. cena za wynajem ze względu na dni piątek, sobota, niedziela – wynosząca 600 zł za cały okres oraz cena najmu za 5 dni – 500 zł. To dwie reguły, które „nachodzą” na siebie. Jeśli dokonasz rezerwacji/lub Twój klient w Portalu Klienta na okres: środa-niedziela, system będzie musiał zdecydować, którą regułę zastosować. Ustawiamy jednak priorytet ze względu na wyższą liczbę, przypisując w przykładzie „2” dla ceny 600 zł. Jeśli klient wybierze więc zakres dni: środa-niedziela, system najpierw policzy 600 zł za dni piątek, sobota, niedziela, następnie doliczy cenę z podstawowego cennika dla dni środa, czwartek (jeśli nie ma innych konfiguracji w zakres reguł, w naszym przykładzie NIE MA). W priorytecie decyduje więc wyższa liczba. Gdyby tego priorytetu nie było, system zastosowałby cenę 500 zł dla okresu 5 dni. Domyślnie bowiem w przypadku równoważnego priorytetu, system wybiera cenę bardziej atrakcyjną dla klienta (niższą). Jeśli ten zakres jest dla Ciebie niejasny, zawsze odezwać możesz się do naszego zespołu pomocy – pomoc@caldis.pl lub kliknąć „Zamów rozmowę”, jeśli masz już założone konto.

Konfiguracja usług w systemie rezerwacji

Tak jak wspomnieliśmy na wstępie, w systemie rezerwacji online od CALDIS możesz również korzystać z usług. Oddzielnie lub w połączeniu z cennikami, wszak w niektórych branżach (np. najem), klienci skorzystać mogą z dodatkowych usług. Jeśli jednak Twoja działalność opiera się tylko na usługach, to właśnie te zakresy będą dla Ciebie najbardziej istotne.

Przechodząc do sekcji „Usługi” klikasz „dodaj”, wprowadzając następnie podstawowe zakresy:

• nazwa - wyświetlana następnie na Twoim kalendarzu
• kategoria - jeśli jest skonfigurowana w sekcji Kategorie, wówczas można ją połączyć – to przydatne m.in. w kontekście własnych ustawień kolorystycznych kalendarza. Dana kategoria może mieć przypisany dowolny kolor, a po przypisaniu kategorii do usługi, system automatycznie rezerwacje klienta pokazywał będzie w widoku graficznym w tym kolorze
• opis - tylko na Twoje wewnętrzne potrzeby
• cena brutto, VAT - na tej podstawie system automatycznie przelicza następnie wartość danej rezerwacji
• czas usługi - wybierając usługę dla wprowadzanej rezerwacji, system automatycznie zapisze czas. Jeśli korzystasz równocześnie z rezerwacji online dla klienta, taka wartość jest pokazywana Twojemu klientowi
• przerwa po usłudze - jeśli dana usługa wymaga np. posprzątania stanowiska pracy po jej zakończeniu, wówczas, gdy klient A zarezerwuje usługę na godzinę 12.00, która trwa 60 minut, a czas przerwy będzie ustawiony na 10 minut, wówczas klient B będzie mógł dokonać rezerwacji najszybciej od godziny 13.10 – funkcja dostępna zarówno z perspektywy administratorów, jak również w przypadku rezerwacji online dla klientów
• stanowiska pracy - jeśli dana usługa realizowana jest np. przez dwóch pracowników, a dostępne jest tylko jedno stanowisko pracy, wówczas system automatycznie zablokuje możliwość skorzystania z usługi dla pracownika B, jeśli w tej samej godzinie jest już ona zaplanowana dla pracownika A. Nie będzie więc możliwości, by dla jednego stanowiska pracy umówieni zostali poprzez rezerwacje online dwaj klienci – funkcja dostępna zarówno z perspektywy administratorów, jak również w przypadku rezerwacji online dla klientów. Stanowiska pracy szerzej zostały opisane w osobnym artykule.

Reguły cenowe – system rezerwacji liczy za Ciebie!

Podobnie, jak w przypadku CENNIKÓW, również zakres USŁUG może zostać rozszerzony – ceny mogą zmieniać się ze względu na wybrane dni tygodnia oraz godziny ich realizacji. Poza podstawową ceną, możemy więc skonfigurować ceny obowiązujące dla wybranych dni tygodnia (patrząc z perspektywy całego dnia) lub dzielić je dodatkowo ze względu na wybrane godziny.

Tak wprowadzone zakresy godzinowe system automatycznie przelicza zarówno ze względu na wprowadzanie rezerwacji w systemie przez Ciebie, jak również w momencie, gdy korzystasz z rezerwacji online w naszym Portalu Klienta.

Cenniki oraz usługi – szybka i prosta konfiguracja, duże ułatwienie!

Jeśli dotarłeś do tego momentu mamy nadzieję, że przedstawiona instrukcja była dla Ciebie w pełni pomocna, a konfiguracja cen ze względu na Twoje potrzeby przebiegła w pełni sprawnie. Jeśli jednak wciąż masz wątpliwości – niezmiennie jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Pamiętaj, że pełne wykorzystanie możliwości cenników oraz usług ułatwia pracę i oszczędza czas! Przede wszystkim, system przeliczy dla Ciebie końcową cenę dla klienta, a wedle potrzeby, bezpośrednio z poziomu rezerwacji – za pomocą jednego kliknięcia, możesz wygenerować rachunek lub fakturę, automatycznie wysyłając ją na wskazany w rezerwacji adres e-mail, generując PDF lub drukując.

Równocześnie dane pojawiają się w sekcji statystyki, co pomoże Ci w rozwoju biznesu. Możesz bowiem następnie porównać wszystkie liczby związane z realizacją poszczególnych usług czy wykorzystaniem poszczególnym dóbr względem najmu czy wypożczeń. Automatycznie generowane tabele i wykresy niejednokrotnie potrafią zaskoczyć! Bo choć jesteśmy przekonani, że dany zakres naszego biznesu funkcjonuje dobrze, może okazać się, że wciąż w danym zakresie drzemie spory potencjał!