Szablony dokumentów

W zależności od branży i Twoich codziennych aktywności, przydatnym rozwiązaniem mogą być umowy, protokoły lub inne dokumenty, które związane są z poszczególnymi rozwiązaniami. Aplikacja rezerwacyjna CALDIS przychodzi z pomocą, by było prosto i szybko! Na czym polega funkcja szablonów dokumentów? Sprawdź poniżej.

Generowanie umowy lub protokołu dla każdej rezerwacji

W przypadku, gdy Twój klient zobowiązany jest do podpisania protokołu lub umowy związanej np. z najmem lub innymi usługami, możesz wykorzystać system rezerwacyjny on-line do ułatwienia swojej codziennej pracy. W kalendarzu rezerwacyjnym CALDIS umożliwiamy wprowadzenie do systemu szablonu dowolnej umowy, protokołu lub innego dokumentu, w którym znajdą się automatycznie dane z rezerwacji lub inne uzupełnione wcześniej w systemie – np. w Bazie Klientów. To Ty decydujesz, jakie informacje z rezerwacji znajdą się w umowie lub protokole, a następnie dwoma kliknięciami wyślesz do niego umowę, wygenerujesz PDF lub wydrukujesz. Szybko, prosto i przejrzyście!

Jak wprowadzić do systemu rezerwacyjnego szablon swojej umowy?

Funkcja Dokumentów dostępna jest w sekcji Ustawienia -> Dokument. Klikając „Dodaj” masz możliwość przygotowania własnego, dowolnego szablonu umowy. Możesz np. skopiować wykorzystywaną dotychczas umowę w swojej firmie (z pliku tekstowego – np. MS Word, Office itp.), uzupełniając wybrane miejsca o automatycznie pojawiające się informacje z każdej rezerwacji lub wprowadzić zupełnie nową umowę lub inny dokument, wpisując go w edytorze tekstu krok po kroku.

W bocznym kafelku wpisujesz nazwę dla wprowadzanego dokumentu (pole NAZWA). Tę nazwę wybierać będziesz następnie w wydruku danej rezerwacji, jeśli dla Twojego klienta przygotowywać będziesz tę konkretną umowę. O jej generowaniu, piszemy jednak poniżej. Teraz skupmy się na właściwym przenoszeniu informacji wewnątrz systemu na szablon umowy/dokumentu. Ważne bowiem, by pamiętać, że tworzysz SZABLON, na podstawie którego generowane będą dopiero właściwe pliki. W tym miejscu nie wpisujesz więc konkretnych danych w odniesieniu np. do Jana Kowalskiego i jego rezerwacji z 24 października. Te zakresy wprowadzisz jako tzw. pola specjalne, dzięki czemu system automatycznie przenosił je będzie na każdą umowę/dokument generowany z danej rezerwacji.

Edytor zawiera dwa zakresy – podstawowe narzędzia oraz zakres przenieś dane na szablon. Ten pierwszy dotyczy podstawowych funkcji – m.in. pogrubienie tekstu, wprowadzenie kursywy czy wielkość czcionki. Drugi odnosi się już do przenoszenia właściwych danych na umowę pobieranych z rezerwacji lub innych części systemu – np. przypisanych stałych danych do Twojego klienta, dzięki czemu nie będziesz musiał każdorazowo ich wprowadzać ręcznie. Raz zapisane w systemie, pojawią się na każdej kolejnej umowie lub dokumencie.

W ramach przenieś dane na szablon, znajdziemy poszczególne opcje:

• rezerwacje - o wszystkie informacje zawarte w ramach danej rezerwacji, łącznie z utworzonymi przez Ciebie polami specjalnymi (np. dodatkowe pola określające dany zakres klienta)
• firma - to dane dotyczące Twojej firmy
• klient - to dane Twojego klienta, wszystkie informacje wprowadzone do systemu w ramach poszczególnych pól
• kalendarz - to informacje dotyczące każdego Twojego kalendarza. W zależności od branży kalendarzem będzie Twój pojazd, pomieszczenie do wynajmu, urządzenie czy pracownik realizujący daną usługę.
• inne - to pozostałe dane odwołujące się do poszczególnych zakresów w systemie, mogące znaleźć się docelowo umiejscowione na umowie lub innym dokumencie dla klienta

Automatyczna umowa w systemie rezerwacji – przykład 1

W umowie znajduje zakres informujący o czasie trwania najmu, brzmiący:

Umowa zostaje zawarta na czas określony od ____ do _____

By system każdorazowo uzupełniał poszczególny zakres ustawiasz kursor w pierwszym wolnym polu, tuż za „od”. Następnie klikasz REZERWACJA, wybierasz „data od – data”. Po kliknięciu, system wprowadzi do szablonu odpowiedni zapis (#rezerwacja-od-data). Analogicznie, ustawiasz następnie kursor po „do”. Klikasz REZERWACJA, wybierasz „data do – data”. Po kliknięciu odpowiedni zapis zostanie wprowadzony.

Po uzupełnieniu, to zdanie w szablonie prezentować się będzie następująco:

Automatyczny dokument w systemie rezerwacji – przykład 2

W umowie tworzysz część związaną z danymi Twojego klienta.

Każdy z powyższych zakresów uzupełnić możesz dodając nową rezerwację lub wprowadzając dane klienta w Bazie Klientów (wówczas w rezerwacji zostaną uzupełnione automatycznie). By jednak znalazły się one na szablonie umowy, skorzystać musisz w edytorze w części „przenieś dane na szablon, z przycisku REZERWACJA oraz KLIENT.

W miejscu, gdzie znaleźć ma się imię i nazwisko, ustawiasz kursor, klikasz REZERWACJA i wybierasz „Nazwa klienta”. Następnie ustawiasz kursor w miejscu, gdzie mają być dane adres zamieszkania. Klikasz KLIENT, a następnie „Ulica”. Po kliknięciu dajesz spację, ponownie klikasz KLIENT, wybierasz „Kod pocztowy”. Ponownie klikasz KLIENT, wybierasz „Miejscowość”. Analogicznie znajdujesz zakresy Numer telefonu oraz adres e-mail (w ramach przycisku REZERWACJA) oraz Numer PESEL (w ramach przycisku KLIENT).

Po uzupełnieniu, ta część szablonu prezentować będzie się więc następująco:

Imię i nazwisko - #rezerwacja-nazwa-klienta Adres klienta - #klient-ulica, #klient-kod-pocztowy #klient-miejscowosc Numer telefonu, adres e-mail - #rezerwacja-telefon-klienta, #rezerwacja-email-klienta Numer PESEL - #klient-pesel

Równocześnie, zrezygnować możesz z nazewnictwa w umowie. Czyli zamiast pisać przed danymi imię i nazwisko, numer telefonu, numer PESEL, możesz wprowadzić tylko same te dane, poprzez użycie przycisków. Wówczas ten zakres wyglądałby następująco:

#rezerwacja-nazwa-klienta #klient-ulica, #klient-kod-pocztowy #klient-miejscowosc #rezerwacja-telefon-klienta, #rezerwacja-email-klienta #klient-pesel

W ten sposób tworzysz cały szablon Twojej umowy lub protokołu w systemie. Analogicznie, każda informacja znajdująca się w systemie, może zostać wprowadzona na szablon, a następnie system w odniesieniu do danego klienta wprowadzał będzie właściwe wartości/dane.

Jeśli mimo wszystko uważasz, że powyższe wyjaśnienie nie jest dla Ciebie w pełni przejrzyste, śmiało odezwij się mailowo do naszego działu wsparcia – pomoc@caldis.pl

Gdzie pojawiają się gotowe, generowane dokumenty systemie rezerwacji?

Gdy cały Twój szablon zostanie przygotowany, klikasz w kafelku po prawej stronie przycisk ZAPISZ. Zobaczysz wówczas listę wszystkich Twoich szablonów dokumentów, lub tego jedynego zapisanego przed momentem.

Jak więc sprawdzić wygląd rzeczywistej umowy/dokumentu w odniesieniu do danej rezerwacji? To bardzo proste! Przechodzisz do edycji wprowadzonej rezerwacji, klikasz Więcej akcji i następnie Szczegóły.

Teraz w górnym menu wybierasz Szablonu dokumentów. Po kliknięciu rozwija się lista, z której wybierasz interesujący Cię dokument dla tej rezerwacji. Po jej kliknięciu zobaczysz właściwy dokument, następnie ponownie w górnym menu wybrać możesz opcje: Drukuj, Generuj PDF, Wyślij mailem. Dokumenty możesz generować niezliczoną ilość razy dla każdej rezerwacji, postępując zgodnie z powyższą instrukcją.

Aplikacja do rezerwacji z dokumentami – Twój biznes może być szybki i prosty!

Szablony dokumentów w aplikacji rezerwacyjnej od CALDIS umożliwiają przyspieszenie Twojej pracy niezależnie od faktu, jakie dokumenty są potrzebne przy tworzeniu Twojej rezerwacji. Możesz dodawać je, konfigurować i zmieniać dowolnie. W systemie rezerwacyjnym dodać możesz m.in.:

• umowę najmu
• umowę najmu okazjonalnego
• umowę rezerwacyjną
• umowę wypożyczenia samochodu
• umowę wypożyczenia sprzętu
• umowę wypożyczenia sprzętu sportowego
• umowę wypożyczenia sprzętu budowlanego
• protokół odbioru
• protokół zdawczo-odbiorczy
• protokół przekazania
• protokół szkody
• dokumenty serwisowe

Lub… Inne dokumenty. Tylko od Ciebie zależy, jakie szablony utworzone zostaną w naszym systemie rezerwacji, by codzienna praca była łatwiejsza i szybsza.

Szablony dokumentów – inne pytania

Masz pytania lub wątpliwości związane z szablonami dokumentów? Przygotowanie swojego dokumentu sprawia Ci problemy? Odezwij się do nas mailowo i zapytaj o dodatkowe wsparcie w tym zakresie – pomoc@caldis.pl.

Poznaj aplikację do rezerwacji on-line

A jeśli jeszcze nie masz u nas konta, załóż je TERAZ i skorzystaj z aż 30-dniowego, DARMOWEGO okresu próbnego! Przekonaj się sam, że CALDIS to proste i łatwe w obsłudze narzędzie do codziennej pracy.